3.6 Rhwymedigaethau cofrestru

Pan fydd wedi’i chofrestru, rhaid i gymdeithas gadw cyfrifon priodol, cyflwyno gwybodaeth flynyddol i’r FCA, a rhoi gwybod i’r FCA am unrhyw newid yn ymwneud â’i swyddfa gofrestredig. Mae’n rhaid iddi hefyd wneud cais i’r FCA i ddiwygio unrhyw un o’i rheolau neu newid ei henw. Ni fydd diwygiadau’n ddilys hyd nes y byddant wedi cael eu cofrestru a’u cymeradwyo gan yr FCA. Mae rhwymedigaeth gyfreithiol ar gymdeithasau i gael eu cynnal yn unol â’u rheolau cofrestredig, a rhoi gwybod i’r FCA os nad ydynt yn dymuno bod yn gofrestredig mwyach.

Mae’n ofynnol i gymdeithasau cofrestredig gyflwyno gwybodaeth flynyddol i’r FCA. Dylai ysgrifennydd y gymdeithas lenwi ffurflen safonol a’i dychwelyd i’r FCA o fewn saith mis o ddiwedd blwyddyn ariannol y gymdeithas. Mae’n rhaid cyflwyno set o gyfrifon gyda’r ffurflen. Os yw trosiant y gymdeithas yn fwy na £5.6 miliwn (neu £250,000 os oes gan y gymdeithas amcanion elusennol), neu os yw ei hasedau’n fwy na £2.8 miliwn, mae’n rhaid i’r cyfrifon hyn gael archwiliad proffesiynol llawn. Mae hyn hefyd yn berthnasol i unrhyw gymdeithas sy’n is-gwmni, unrhyw gymdeithas sydd ag is-gwmnïau, neu unrhyw gymdeithas sy’n ymwneud â gweithgareddau cymryd ernes.

Gall cymdeithasau sydd â throsiant nad yw’n fwy na £5.6 miliwn, neu asedau nad ydynt yn fwy na £2.8 miliwn, gael eu heithrio o archwiliad proffesiynol llawn, a chyflwyno adroddiad cyfrifydd sy’n cadarnhau’r cyfrifon yn lle hynny, os yw eu rheolau’n caniatáu hynny a bod penderfyniad wedi cael ei basio yn eu cyfarfod cyffredinol blynyddol. Gellir cyflwyno cyfrifon anarchwiliedig, a gadarnhawyd gan y pwyllgor rheoli, os nad yw’r trosiant yn fwy na £90,000. Os yw trosiant ac asedau’r gymdeithas islaw £5,000, a bod ganddi lai na 500 o aelodau, gall benderfynu cyflwyno archwiliad lleyg, a gadarnhawyd gan rywun nad yw’n aelod o’r pwyllgor rheoli nac yn un o swyddogion y gymdeithas.

Mae’n rhaid i gymdeithasau gynnal cofrestr gyfredol o aelodau a swyddogion. Mae’n rhaid i’r gofrestr aelodau gynnwys cyfeiriad post yr aelod, ei gyfeiriad electronig (os rhoddwyd hwnnw), ei ddaliad cyfranddaliadau ac unrhyw eiddo arall y mae’n ei ddal yn y gymdeithas, a’r dyddiad y dechreuodd ac y gorffennodd ei aelodaeth. Mae gan aelodau yr hawl i weld copi dyblyg o’r gofrestr hon, nad yw’n cynnwys manylion daliad cyfranddaliadau’r aelodau a’u heiddo yn y gymdeithas. Mae’n rhaid i’r gofrestr swyddogion gynnwys manylion y swyddi a ddelir a’r dyddiadau y dechreuwyd (ac y gadawyd) y swyddi hynny. Yn wahanol i gwmnïau, nid oes rhaid i gymdeithasau gyflwyno’r cofrestrau hyn i’w cofrestrydd. Mae’n rhaid i gymdeithasau hefyd gadw cofnodion o unrhyw fuddiolwyr a enwebwyd gan aelodau, yn achos eu marwolaeth. Gallai’r manylion hyn gael eu cynnwys yn y gofrestr aelodau.

Mae’n rhaid i gymdeithasau dalu ffi flynyddol i’r FCA hefyd, a adwaenir fel ffi gyfnodol. Pennir y ffi hon yn ôl graddfa symudol; yn 2016-17, roedd yn amrywio o £60- ar gyfer cymdeithasau a chanddynt gyfanswm asedau heb fod yn fwy na £50,000, hyd at £460 ar gyfer cymdeithasau a chanddynt gyfanswm asedau o fwy nag £1 filiwn. 

Yn yr Alban, mae’n rhaid i gymdeithasau budd cymunedol elusennol gydymffurfio â gofynion yr FCA a threfniadau monitro Rheoleiddiwr Elusennau yr Alban, sy’n cynnwys cyflwyno cyfrifon blynyddol (gweler www.oscr.org.uk/charities/managing-your-charity/annual-monitoring). Mae Rheoleiddiwr Elusennau yr Alban yn gweithredu cyfundrefn cydsynio a hysbysu y dylai cymdeithasau budd cymunedol elusennol ymgyfarwyddo â hi. Mae hyn yn cynnwys ceisio cydsyniad i newid eu henw neu ddibenion (gweler www.oscr.org.uk/charities/managing-your-charity/making-changes-to-your-charity).

Os oes gennych unrhyw gwestiwn neu awgrymiad am wybodaeth newydd yr hoffech ei gael yn y Llawlyfr, cysylltwch â'r tîm trwy e-bost ar communityshares@uk.coop