3.1 Prosesau cofrestru

Mae’n rhaid i unrhyw sefydliad sy’n dymuno bod yn gymdeithas gydweithredol neu’n gymdeithas budd cymunedol ym Mhrydain Fawr gofrestru ei rheolau gyda’r Awdurdod Ymddygiad Ariannol (FCA). Yng Ngogledd Iwerddon, mae’n rhaid i gymdeithasau gael eu cofrestru â’r Adran Fenter, Masnach a Buddsoddi (DETINI). Mae swyddogaeth gofrestru’r FCA ar wahân i’w rôl fel rheoleiddiwr y diwydiant gwasanaethau ariannol yn y Deyrnas Unedig.

Mae sawl mater i’w ystyried wrth benderfynu pryd i gofrestru cymdeithas newydd. Gall cofrestru’n gynnar rhoi rhywfaint o fomentwm i fenter newydd, rhoi hunaniaeth gyfreithiol iddi, a chyfyngu ar atebolrwydd personol yr hyrwyddwyr. Bydd hefyd yn galluogi cymdeithas i ddechrau gwaith ymgysylltu â’r gymuned, gan ganiatáu i bobl ddod yn aelodau o’r gymdeithas. Un o anfanteision cofrestru’n gynnar yw’r gost sy’n gysylltiedig. Mae’n bosibl na fydd gan grwpiau cyn-gychwyn yr adnoddau i dalu am gost cofrestru. Mae perygl hefyd y bydd rheolau’n cael eu mabwysiadu na fyddant yn addas i ddibenion y gymdeithas erbyn iddi fod yn barod i fasnachu. 

Mae gwefan yr FCA yn cynnwys adran benodol ar gofrestru cymdeithasau newydd, sy’n darparu’r holl ffurflenni a nodiadau angenrheidiol. Mae’r ffurflen gais yn datgan mai safon wasanaeth yr FCA ar gyfer cymdeithasau yw cofrestru 90% o geisiadau dilys o fewn 15 niwrnod gwaith. Nid oes darpariaeth i aelodau pwyllgor rheoli cymdeithasau hunanardystio bod y ddogfen lywodraethu’n cydymffurfio â chyfraith cymdeithasau, fel sy’n wir ar gyfer cwmnïau.

Mae’n ofynnol i ymgeiswyr gyflwyno set o reolau y mae’n rhaid iddynt ymdrin â 14 mater sy’n ofynnol gan y gyfraith (gweler Adran 3.2). Gall rheolau ymdrin â materion ychwanegol ar yr amod nad ydynt yn gwrthdaro â deddfwriaeth a’u bod yn dderbyniol i’r FCA. Mae’n rhaid i gymdeithas ddilyn ei rheolau pan fyddant wedi’u cymeradwyo, felly mae’n bwysig ei bod yn ymrwymedig i weithredu’r holl reolau y mae’n eu mabwysiadu, gan gynnwys y rhai hynny sy’n ategol i’r rheolau sy’n ofynnol gan y gyfraith. Gellir ychwanegu, diwygio neu ddiddymu rheolau, ond dim ond gyda chefnogaeth cyfarfod cyffredinol o aelodau a chaniatâd yr FCA.

Mae’r ffurflen gais hefyd yn mynnu bod ymgeiswyr yn datgan p’un a ydynt yn cofrestru cymdeithas gydweithredol neu gymdeithas budd cymunedol, ac i roi manylion os ydynt yn cofrestru’r olaf, gan gynnwys p’un a fydd yn gymdeithas budd cymunedol elusennol. Gellir gwneud cais i gofrestru cymdeithas newydd, neu drosi cwmni sydd eisoes yn bodoli, gan gynnwys cwmni budd cymunedol, yn gymdeithas, yn ddarostyngedig i amodau penodol. Gall cwmni sy’n elusen gofrestredig drosi’n gymdeithas budd cymunedol elusennol yn unig, a rhaid i hyn gael ei gymeradwyo gan y rheoleiddiwr elusennau cenedlaethol perthnasol. Yn yr un modd, gall cwmni budd cymunedol drosi’n gymdeithas budd cymunedol rhagnodedig yn unig (gweler Adran 2.6.2).

I gofrestru cymdeithas newydd, mae angen i’r FCA gael enw, manylion cyswllt a llofnod tri aelod sefydlu o leiaf, gan gynnwys ysgrifennydd y gymdeithas arfaethedig. Mae’n rhaid i geisiadau i gofrestru cymdeithas budd cymunedol elusennol ddarparu gwybodaeth fanylach am holl ddarpar ymddiriedolwyr yr elusen fel bod yr FCA yn gallu gwirio nad yw’r unigolion a enwir wedi cael eu hanghymhwyso rhag gweithredu fel ymddiriedolwyr elusen. 

Mae gan yr FCA ddyletswydd i archwilio rheolau pob cymdeithas ymgeisiol. Adlewyrchir hyn yn y ffïoedd y mae’r FCA yn eu codi i gofrestru cymdeithasau. Mae’r ffïoedd yn is os yw’r gymdeithas ymgeisiol yn defnyddio rheolau enghreifftiol corff sy’n noddi (gweler Adran 3.3). Mae rheolau enghreifftiol wedi cael eu cymeradwyo o flaen llaw gan yr FCA. Mae’n codi ffi ychwanegol am archwilio diwygiadau i reolau enghreifftiol a wnaed gan gymdeithasau ymgeisiol. 

Os oes gennych unrhyw gwestiwn neu awgrymiad am wybodaeth newydd yr hoffech ei gael yn y Llawlyfr, cysylltwch â'r tîm trwy e-bost ar communityshares@uk.coop