4.7 Ffurflenni cais

Dylai pob dogfen gynnig, o ba fath bynnag, gynnwys ffurflen gais. Gall ffurflenni cais fod yn syml iawn, gan ofyn am enw a chyfeiriad yr ymgeisydd, a faint o gyfalaf cyfranddaliadau y mae’n ei brynu yn unig. Ond bydd y rhan fwyaf o gymdeithasau’n gofyn am wybodaeth ychwanegol, i roi mwy o amddiffyniad cyfreithiol iddynt, i wella prosesau gweinyddu’r aelodaeth,  neu i gasglu gwybodaeth bersonol arall am yr ymgeisydd. Dylai cymdeithasau sicrhau bod y ffurflen yn cydymffurfio’n llawn â gofynion y Ddeddf Diogelu Data.

Dylai’r ffurflen gais bob amser fod ynghlwm wrth y ddogfen gynnig, er mwyn annog ymgeiswyr i ddarllen y ddogfen. Gellir atgyfnerthu hyn trwy ofyn i ymgeiswyr lofnodi neu gydnabod datganiad sy’n dweud eu bod wedi darllen y ddogfen gynnig ac yn deall telerau ac amodau’r cynnig.

Mae rhai cymdeithasau’n defnyddio ffurflenni cais fel offeryn marchnata. Er enghraifft, gallai’r ffurflen gynnwys cyfres o flychau ticio i annog ymgeiswyr i fuddsoddi mwy na’r isafswm, neu fe allai wahodd ymgeiswyr i enwebu buddiolwr yn achos eu marwolaeth, gan eu hannog i feddwl am y cynnig fel buddsoddiad tymor hir. 

Fel arfer, bydd llyfr rheolau cymdeithas yn datgan pwy sy’n gallu ac nad yw’n gallu bod yn aelod o’r gymdeithas. Er bod cyfyngiadau cyfreithiol ar yr oedran ieuengaf y gall unigolyn ymuno â chymdeithas wedi cael eu dileu, mae gan lawer o gymdeithasau reolau o hyd sy’n pennu oedran ieuengaf ar gyfer ymaelodi; os felly, dylai’r ffurflen gais ddatgan hyn yn eglur. Mae rhai cymdeithasau’n cyfyngu ceisiadau i bobl sy’n byw neu’n gweithio mewn ardal ddaearyddol benodol, neu nid ydynt yn caniatáu ceisiadau gan bobl sy’n byw y tu allan i’r Deyrnas Unedig. 

Weithiau, bydd cymdeithasau’n derbyn ceisiadau am aelodaeth a dal cyfranddaliadau ar y cyd. Dylai ceisiadau o’r fath gael eu trin fel cais gan gymdeithas anghorfforedig neu bartneriaeth, sy’n gyfrifol am ei faterion/materion ei hun. Mae’n rhaid i bawb sy’n rhan o’r cais ar y cyd fod yn gymwys i fod yn aelod, ac mae’n rhaid i un o’r ymgeiswyr weithredu fel enwebai sy’n cynrychioli buddiannau’r ymgeiswyr ar y cyd. Mae ymgeiswyr ar y cyd yn cael eu trin fel un aelod sydd ag un bleidlais. Mae gan rai cymdeithasau reolau sy’n caniatáu ar gyfer dal cyfranddaliadau gan enwebai, lle mae enwebai’n gweinyddu’r daliadau cyfranddaliadau ar ran ei gleientiaid, ac mae’r cleientiaid yn aelodau unigol o’r gymdeithas, pob un â’i hawliau aelodaeth ei hun (gweler Adran 3.2.4). Gallai’r ffurflen gais hefyd ddarparu ar gyfer ymgeiswyr sy’n prynu cyfranddaliadau fel rhoddion i drydydd partïon (gweler Adran 5.9).

Dylai cymdeithasau fod yn ymwybodol o’r posibilrwydd y gallai cynigion gael eu defnyddio i wyngalchu arian. Mae cyfalaf cyfranddaliadau y gellir ei godi wedi’i eithrio o reoliadau gwyngalchu arian, felly nid oes rhwymedigaeth gyfreithiol ar gymdeithasau i wirio pwy yw ymgeiswyr (gweler Adran 7.3.6). Fodd bynnag, gallai cymdeithasau sy’n bwriadu gwneud cynigion ar-lein neu dderbyn ceisiadau gan bobl sy’n byw y tu allan i’r Deyrnas Unedig ddymuno rhoi mesurau eilaidd ar waith i wirio pwy yw buddsoddwyr. Gall y rhain gynnwys cyfyngiadau ar ddulliau talu, neu gyfyngu buddsoddi i ymgeiswyr sydd â chyfrif banc yn y Deyrnas Unedig. Mae gan Co-operatives UK God Arfer Gorau ar gyfer cymdeithasau defnyddwyr sy’n cyhoeddi cyfalaf cyfranddaliadau y gellir ei godi sy’n rhoi arweiniad ar atal gwyngalchu arian.

Mae rhai cymdeithasau wedi datblygu systemau ymgeisio a thalu ar-lein. Ar wahân i gostau sefydlu’r systemau hyn, a phryderon ynglŷn â diogelwch ar-lein, gallai hyn fod yn ffordd effeithlon iawn i rai cymdeithasau weinyddu cynnig, er y gallai eithrio rhai darpar fuddsoddwyr. Gallai hefyd effeithio ar wasgariad daearyddol ceisiadau, gydag effaith ganlyniadol ar hunaniaeth y gymuned. Ymdrinnir â’r materion hyn yn fanylach yn Adran 5.6. 

Os oes gennych unrhyw gwestiwn neu awgrymiad am wybodaeth newydd yr hoffech ei gael yn y Llawlyfr, cysylltwch â'r tîm trwy e-bost ar communityshares@uk.coop