3.2.13 Dogfennau swyddogol

Mae’r FCA yn mynnu bod y rheolau’n datgan p’un a yw’r gymdeithas yn bwriadu mabwysiadu ‘sêl gyffredin’, sef dyfais ar gyfer stampio dogfennau swyddogol fel tystysgrifau cyfranddaliadau, ac os oes ganddi sêl gyffredin, ddatgan sut y caiff ei defnyddio. Mae’r rhan fwyaf o gymdeithasau’n cynnwys darpariaethau ar gyfer sêl gyffredin neu ddyfais gyfatebol.

Nid yw’r gyfraith yn mynnu bod cymdeithasau’n defnyddio sêl gyffredin, neu’n cyhoeddi tystysgrifau cyfranddaliadau, ond os bydd cymdeithas yn penderfynu peidio â chyhoeddi tystysgrifau cyfranddaliadau, dylai wneud darpariaethau eraill fel bod aelodau’n gwybod faint o gyfalaf cyfranddaliadau sydd ganddynt.

Dylai cymdeithasau sy’n bwriadu talu llog a/neu ddifidendau, neu sy’n bwriadu codi ffi danysgrifiad flynyddol ar aelodau, ystyried cyflwyno cyfrifon cyfranddaliadau unigol ar gyfer aelodau. Yn lle anfon sieciau ar gyfer taliadau llog a/neu ddifidend, neu dystysgrifau cyfranddaliadau cyfwerth, gallai’r gymdeithas anfon datganiad blynyddol at aelodau ynglŷn â’u cyfrif cyfranddaliadau, sy’n rhestru’r holl dderbyniadau, yr holl gyfranddaliadau a godwyd a’r holl arwystlau. Byddai hyn yn golygu bod yr holl daliadau llog a difidend yn cael eu hailfuddsoddi’n awtomatig, yn ogystal â galluogi cymdeithas i godi ffi danysgrifio flynyddol heb orfod annog aelodau i wneud taliad blynyddol. Er mwyn rheoli cyfrifon cyfranddaliadau yn y modd hwn, byddai angen i gymdeithas fod â ‘hawlrwym ar gyfranddaliadau’, sef yr hawl i wrthbwyso dyled aelod yn erbyn ei gyfalaf cyfranddaliadau. Yn ogystal, byddai’n rhaid i’r rheolau ddatgan y bydd unrhyw daliadau i aelodau’n cael eu credydu’n awtomatig i’w cyfrifon, oni bai eu bod eisoes yn dal yr uchafswm cyfranddaliadau unigol a ganiateir.   

Os oes gennych unrhyw gwestiwn neu awgrymiad am wybodaeth newydd yr hoffech ei gael yn y Llawlyfr, cysylltwch â'r tîm trwy e-bost ar communityshares@uk.coop