3.2.6 Aelodau pwyllgor rheoli

Mae’r FCA yn mynnu bod rheolau pob cymdeithas yn datgan sut y bydd aelodau’r pwyllgor rheoli’n cael eu penodi a’u diswyddo, ac, yn yr un modd, sut y bydd swyddogion y pwyllgor hwn yn cael eu penodi a’u diswyddo, a’r trefniadau, os o gwbl, ar gyfer talu aelodau pwyllgor. O dan ddeddfwriaeth cymdeithasau, yr oedran ieuengaf ar gyfer bod yn aelod o bwyllgor rheoli yw 16.

Mae llywodraethu cymdeithas yn dda yn dibynnu ar fodolaeth pwyllgor rheoli gweithredol, a etholwyd gan yr aelodau, i oruchwylio materion y gymdeithas. Wrth ethol pwyllgor rheoli, mae aelodau’n dirprwyo eu pwerau sofran i’r pwyllgor hwn. Mae aelodau’r pwyllgor rheoli yn atebol i’r aelodau, ac yn gyfrifol am oruchwylio’r rheolwyr a’r staff gweithredol sy’n cynnal y busnes. Gall cymdeithasau, heblaw am gymdeithasau elusennol, ddewis cymysgedd o aelodau gweithredol ac anweithredol ar eu pwyllgorau rheoli, neu ddewis pwyllgor cwbl anweithredol, a wasanaethir gan staff gweithredol. Mae gan aelodau pwyllgor rheoli cymdeithasau budd cymunedol elusennol ddyletswydd i weithredu er budd yr elusen yn unig a rhaid iddynt atal gwrthdaro buddiannau rhag effeithio ar eu penderfyniadau. Mae hyn yn golygu na allant dderbyn unrhyw dâl na budd heb awdurdod, felly mae’n anarferol i aelodau pwyllgor elusennau fod yn weithredol (gweler www.gov.uk/payments-to-charity-trustees-what-the-rules-are).

Mae angen ystyried maint y pwyllgor rheoli, ei gyfansoddiad, a hyd gwasanaeth aelodau’r pwyllgor. Fel arfer, mynegir maint y pwyllgor yn nhermau lleiafswm ac uchafswm aelodau, sef rhwng tri a 12 yn nodweddiadol. Mae gan rai cymdeithasau aml-randdeiliad reolau sy’n neilltuo nifer benodol o leoedd ar y pwyllgor rheoli i wahanol gategorïau aelodaeth. Gallai cymdeithasau hefyd fod â rheolau sy’n caniatáu i’r pwyllgor rheoli gyfethol unigolion sydd â sgiliau arbenigol neu broffesiynol. Mae’r rhan fwyaf o gymdeithasau’n mynnu bod aelodau pwyllgor rheoli naill ai’n ymddeol neu’n sefyll am ailetholiad ar ôl cyfnod diffiniedig, sef tair blynedd yn nodweddiadol, a hynny ar sail gylchdro fel arfer fel na fydd mwy na thraean o’r pwyllgor rheoli’n sefyll am etholiad, gan felly ganiatáu rhywfaint o barhad o ran aelodaeth.

Fel mater o arfer da, bydd y rhan fwyaf o gymdeithasau, gan gynnwys cymdeithasau budd cymunedol elusennol, yn talu mân dreuliau i aelodau pwyllgor rheoli. Mae rhai cymdeithasau hefyd yn talu ffi i aelodau pwyllgor yn gymesur â’r gwasanaethau maen nhw’n eu darparu. Dylai cymdeithasau budd cymunedol elusennol ddilyn canllawiau eu rheoleiddiwr elusennau cenedlaethol ynglŷn â’r mater hwn, a sicrhau bod eu rheolau’n cyd-fynd â’r canllawiau hyn.

Mae’n rhaid i gymdeithas sefydlu rheolau ar gyfer diswyddo aelodau pwyllgor. Fel rheol, delir y pŵer hwn gan bleidlais fwyafrif syml o aelodau mewn cyfarfod cyffredinol. Fel arfer, bydd gan gymdeithasau reolau ar gyfer diswyddo aelodau pwyllgor sydd wedi cael eu datgan yn fethdalwr, neu yr ystyrir na allant gyflawni eu dyletswyddau am resymau meddygol. Mae gan rai cymdeithasau reolau ar gyfer diswyddo aelodau pwyllgor os nad ydynt yn bresennol mewn nifer benodol o gyfarfodydd yn olynol.

Mae’n rhaid i’r rheolau fynd i’r afael â phenodi swyddogion hefyd. Mae’n rhaid i bob cymdeithas benodi ysgrifennydd yn ôl y gyfraith. Mae swyddi eraill swyddogion, fel trysorydd, cadeirydd ac is-gadeirydd, yn ôl disgresiwn y gymdeithas. Mae rheolau eraill dewisol yn cynnwys darpariaethau ar gyfer y trafodion mewn cyfarfodydd pwyllgor rheoli, sy’n canolbwyntio’n bennaf ar gworymau a rôl y cadeirydd a defnyddio cyfryngau electronig i gynnal cyfarfodydd o bell.

Mae aelodau pwyllgor rheoli cymdeithas budd cymunedol elusennol yn ymddiriedolwyr elusen yn ôl y gyfraith, ac yn gyfrifol am gyflawni eu dyletswyddau personol fel ymddiriedolwyr a sicrhau bod y gymdeithas yn cydymffurfio â gofynion y gyfraith elusennau. (Gweler y Comisiwn Elusennau CC3: Yr Ymddiriedolwr Hanfodol.)

Os oes gennych unrhyw gwestiwn neu awgrymiad am wybodaeth newydd yr hoffech ei gael yn y Llawlyfr, cysylltwch â'r tîm trwy e-bost ar communityshares@uk.coop